Politique de Confidentialité

À propos de cet avis

Ce site Web est géré par Otsuka Pharmaceutical Europe Ltd. (« Otsuka »), Gallions, Wexham Springs, Framewood Road, Wexham, Slough, SL3 6PJ. Otsuka sera le contrôleur aux fins de cet avis, ce qui signifie qu’Otsuka détermine de quelle manière et dans quelle mesure vos données personnelles seront traitées (dans cet avis, le contrôleur est également désigné par les termes « Otsuka », « nous », « nos » et « notre »). Cet avis explique comment et pour quelles raisons nous utilisons vos données personnelles, par ex. : quand nous vous fournissons des informations que vous nous avez demandées, dans le cadre de tout contrat conformément auquel vous offrez des services à Otsuka, ou simplement quand vous utilisez nos sites Web et autres plateformes numériques. Dans tous les cas, Otsuka comprend et respecte votre vie privée et reconnaît en particulier que les données concernant la santé et les soins médicaux d’un individu sont confidentielles et sensibles. Dans cet avis, lorsque nous parlons de données personnelles, cela renvoie à toute information ayant trait à une personne physique identifiable – dans ce cas, vous. Nous vous recommandons de lire cet avis afin que vous sachiez quelles données personnelles nous recueillons à votre sujet, ce que nous en faisons et de quelles manières vous pouvez exercer vos droits à ce sujet. Nous vous recommandons également de lire tout autre avis de confidentialité que nous pourrions vous remettre, qui pourrait s’appliquer à l’utilisation que nous faisons de temps à autres de vos données personnelles dans des circonstances spécifiques. Si vous avez des questions relatives à cet avis, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données d’Otsuka en écrivant au « Département des affaires juridiques » à l’adresse indiquée ci-dessus pour Otsuka ou en soumettant votre demande ici.

En résumé …

  • Nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de tout contrat conformément auquel vous offrez des services à Otsuka, ou simplement quand vous utilisez nos sites Web et autres plateformes numériques, pour vous fournir des informations que vous nous avez demandées, gérer notre activité, recruter du nouveau personnel, respecter nos obligations légales, et améliorer et contrôler la performance de nos plateformes numériques
  • Des mesures sont en place afin de préserver vos données personnelles lorsque nous les transférons en dehors de l’Union européenne
  • Nous prenons des mesures visant à réduire la quantité de données personnelles que nous détenons à votre sujet et à assurer la sécurité de ces dernières
  • Nous supprimons vos données personnelles lorsque nous n’en avons plus besoin et des politiques sont en place pour en déterminer le moment
  • Vous bénéficiez d’un certain nombre de droits sur vos données personnelles
  • • Nous serons heureux de répondre à toute question se rapportant à ce qui précède – il suffit juste de les soumettre ici.

Qui sommes-nous ?
Nous traitons les données personnelles à différentes fins en fonction de qui vous êtes. Afin de déterminer à quelles fins spécifiques nous traitons vos données personnelles, veuillez sélectionner un des choix suivants : Je suis …

Trouvez rapidement ce que vous recherchez en cliquant sur les liens ci-dessous :

  1. Nos responsabilités en matière de protection de données
  2. Quels types de données personnelles recueillons-nous et où les obtenons-nous ?
  3. Que faisons-nous de vos données personnelles, et pour quelles raisons ?
  4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles et pour quelles raisons ?
  5. Où vos données personnelles sont-elles transférées ?
  6. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?
  7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
  8. Quels sont vos droits en matière de vie privée et comment pouvez-vous les exercer ?

1. Nos responsabilités en matière de protection de données

Otsuka est un « contrôleur » en ce qui concerne son utilisation de vos données personnelles. Il s’agit d’un terme juridique - cela signifie que nous prenons des décisions sur la manière et les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles et pour cette raison, nous sommes tenus de nous assurer qu’elles soient utilisées conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données. Nous sommes légalement tenus de vous donner les informations dans cet avis.

2. Quels types de données personnelles recueillons-nous et où les obtenons-nous ?

2.1. Les données personnelles vous concernant que nous traitons se répartissent principalement en quatre catégories : (i) Coordonnées ; (ii) Données relatives au contrat ; (iii) Données relatives au candidat et (iv) Données de navigation. 2.2. Nous recueillons vos données personnelles auprès de sources limitées. Le tableau ci-dessous présente les différents types de données personnelles que nous recueillons et les sources auprès desquelles nous les recueillons.
Catégorie Type de données personnelles Recueillies auprès de
Coordonnées
  • Nom
  • Adresse
  • Numéro de téléphone
  • Données professionnelles (par ex. : votre lieu de travail, activité, domaine professionnel, intitulé de poste et coordonnées de l’entreprise)
  • Vous
Données relatives au contrat
  • Coordonnées (voir ci-dessus)
  • Détails relatifs aux services que vous nous rendez, y compris les services ayant trait à nos communications avec vous
  • Données concernant d’autres personnes (ex. : vos clients et/ou membres du personnel) que vous partagez avec nous en rapport à vos services ou lorsque vous nous commandez des produits
  • Données que vous nous fournissez lorsque vous collaborez avec Otsuka (ex. : pour une commande de produit, une conférence, une cohorte de patients)
  • Données de facturation et de paiement 
  • Vos coordonnées bancaires/celles de votre entreprise
  • Vous
Données relatives au candidat
  • Coordonnées (voir ci-dessus)
  • Détails que vous incluez dans votre candidature, ex. : CV, références, certificats
  • Vous
  • Domaine public
2.3. Veuillez noter que si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées nous ne serons pas en mesure de vous fournir les informations demandées, et que si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées, données relatives au contrat ou données relatives au candidat, nous ne serons pas en mesure de communiquer avec vous ou d’établir un contrat avec vous.

3. Que faisons-nous de vos données personnelles, et pour quelles raisons ?

3.1. Nous utilisons vos données personnelles pour un certain nombre d’objectifs différents. Nous devons toujours avoir une « base juridique » (c.-à-d. une raison prescrite par la loi) pour traiter vos données personnelles. Le tableau ci-dessous précise les objectifs pour lesquels nous traitons les différentes catégories de vos données personnelles et la base juridique correspondant à ce traitement. Pour certaines activités de traitement, nous estimons que plusieurs bases légales peuvent s’avérer nécessaires– selon les circonstances. 3.2. Visiteurs du site Web
Catégorie de données Objectifs du traitement Base juridique
Coordonnées Répondre à vos demandes Établir un contrat avec vous Intérêts légitimes (Il est important que nous puissions répondre à vos demandes)
Données de navigation Contrôler et produire des statistiques relatives à l’utilisation de nos plateformes, et analyser et améliorer leur fonctionnalité Intérêts légitimes (Nous devons effectuer ce contrôle de routine limité pour nous assurer que nos plateformes fonctionnent correctement)
3.3 Professionnel de santé
Catégorie de données Objectifs du traitement Base juridique
Coordonnées Répondre à vos demandes et commandes de produits Établir un contrat avec vous Intérêts légitimes (Il est important que nous puissions répondre à vos demandes)
Données relatives au contrat Pouvoir conserver des registres fidèles de vos communications avec Otsuka. Nous pouvons en outre avoir besoin des données que vous fournissez pour remplir nos obligations réglementaires de contrôle et de reporting. Établir un contrat avec vous Respecter une obligation légale
Données relatives au contrat Divulgation de paiements conformément aux exigences réglementaires Consentement
Données relatives au contrat Pour comprendre l’impact de nos produits sur nos patients, suivre et répondre aux problèmes de sécurité et poursuivre le développement et l’amélioration de nos produits et services. Par exemple, nous pouvons créer un dossier vous concernant pour décider ou non de vous inviter à participer à différents programmes, panels d’experts ou sondages à propos de nos produits ou services. Intérêts légitimes (nous devons utiliser certaines données personnelles pour nos stratégies de développement commercial ; nous avons légitimement intérêt à nous assurer que nous améliorons sans cesse notre offre de produit)
Données relatives au contrat Respect de nos obligations légales en matière de données associées à la sécurité ou à la pharmacovigilance, incluant celles associées aux effets indésirables, aux réclamations associées aux produits et à la sécurité des patients. Respecter une obligation légale
3.4. Candidats à un emploi
Catégorie de données Objectifs du traitement Base juridique
Données relatives au candidat Le traitement de ces données personnelles est nécessaire pour permettre à Otsuka de gérer la procédure de recrutement, incluant la mise en place d’un fichier de RH électronique du candidat, gérer votre candidature, organiser les entretiens– en bref, le traitement est nécessaire pour que nous établissions un contrat avec vous. Établir un contrat avec vous
Données relatives au candidat Nous pouvons également partager vos données personnelles avec d’autres entreprises du groupe Otsuka afin qu’elles envisagent votre candidature à de futurs postes vacants et à cet effet, nous conserverons vos données pendant une période limitée après une candidature infructueuse. Intérêts légitimes (Il en va de notre intérêt d’envisager votre candidature pour d’autres postes vacants actuels et futurs)
3.5. Visiteurs du site Web, professionnels de santé et candidats à un emploi
Catégorie de données Objectifs du traitement Base juridique
Toutes les données Établir et mettre en œuvre nos droits et obligations légaux et contrôler pour identifier et rapporter toute activité frauduleuse ; respecter les instructions des agences chargées de faire respecter la loi, tout tribunal ou autre selon ce qu’exige la loi ; résoudre toute plainte de votre part ou litige avec vous. Respecter une obligation légale
3.6. Cookies et technologies similaires Pour de plus amples informations quant à notre utilisation de cookies et technologies similaires en lien avec votre utilisation de notre site Web veuillez lire notre Politique de gestion des cookies.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles et pour quelles raisons ?

4.1. Nous partageons parfois vos données personnelles avec des parties tierces incluant les suivantes : 4.1.1. Autres entreprises Otsuka, le cas échéant, aux fins décrites ci-dessus. 4.1.2. Partenaires de l’alliance qui commercialisent conjointement nos produits dans certains territoires, aux fins décrites ci-dessus. 4.1.3. Tribunaux, dans les cas où nous devons répondre à une ordonnance du tribunal ou autre demande obligatoire ; 4.1.4. Les autorités réglementaires et les agences chargées de faire respecter la loi, le cas échéant, si cela s’avère nécessaire dans le cadre d’une enquête ou pour répondre à toute question relative à notre respect de la législation ou réglementation en vigueur; et 4.1.5. Conseillers professionnels (tels que les avocats et les comptables). Ces organisations vont également utiliser vos données personnelles à titre de « contrôleur » – elles ont leurs propres avis de confidentialité que vous devriez lire, et ont leurs propres responsabilités en matière de respect de la législation en vigueur quant à la protection des données. 4.2. Nous demandons également à des prestataires de service tiers d’exécuter pour nous certaines fonctions commerciales. Ils incluent : 4.2.1. Des prestataires de soutien informatique, plateforme Cloud et d’hébergement de données qui nous aident avec le fonctionnement de nos sites Web, des applications mobiles, des systèmes de gestion de document et des flux de travail et autres systèmes et applications ; 4.2.2. Des prestataires de service qui nous aident à organiser des manifestations, en gérant la logistique de déplacement et les réservations ; 4.2.3. Des prestataires de service qui facilitent la logistique de la chaîne d’approvisionnement, la livraison et le paiement des produits et les demandes ou réclamations associées ; 4.2.4. Des tierces parties qui facilitent la collecte et la divulgation de transfert de données de valeur au public ; 4.2.5. Des prestataires de service de communication, incluant les entreprises qui envoient les sondages et les communications en notre nom ; et 4.2.6. Des prestataires d’enquête pour faciliter la collecte de comptes-rendus pour nous. Un accord sera en place avec nos prestataires de service qui limitera leurs possibilités de traiter vos données personnelles et leur imposera des normes de sécurité appropriées.

5. Où vos données personnelles sont-elles transférées ?

5.1 Attendu qu’Otsuka fait partie d’une entreprise mondiale, nous devrons parfois transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, en particulier aux États-Unis et à notre siège au Japon. Nous n’effectuerons ce transfert que si : 5.1.1. Ce pays garantit un niveau de protection suffisant de vos données personnelles ; 5.1.2. Le destinataire ou pays destinataire est soumis à un mécanisme de certification ou code de conduite approuvé avec des engagements contraignants et obligatoires ce qui équivaut à des mesures de protection appropriées de vos données personnelles – ceci inclut par exemple, le bouclier de protection des données UE-États-Unis qui permet le transfert sécurisé de données personnelles aux États-Unis ; 5.1.3. Nous avons mis en place des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles, telles qu’un contrat avec la personne ou l’entité qui reçoit vos données personnelles, qui comprennent des dispositions spécifiques conformément aux directives de la Commission européenne. 5.1.4. le transfert est autorisé par la législation en vigueur ; ou 5.1.5. vous consentez explicitement au transfert. 5.2. Si vous souhaitez voir une copie de toute disposition pertinente, veuillez nous contacter à l’adresse ci-dessus ou soumettre votre demande ici.

6. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

6.1. Nous mettrons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles de tout traitement illégal ou non autorisé et de toute perte, destruction ou dommages accidentels. 6.2. Veuillez cependant noter qu’en ce qui concerne toutes les données personnelles que vous nous soumettez en ligne, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que vous nous envoyez de cette façon. La transmission des données par Internet se fait à vos propres risques.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

7.1 Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant une période limitée et ne dépassant pas la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous procédons à leur traitement. Cela dépendra d’un certain nombre de facteurs incluant : 7.1.1. toutes législations et réglementations que nous sommes tenus de respecter ; 7.1.2. tout litige juridique ou autre qui nous impliquerait les uns et les autres ou avec toute tierce partie ; 7.1.3. le type d’informations que nous détenons à votre sujet ; et 7.1.4. si vous ou une autorité réglementaire nous demandez de conserver vos données personnelles pour une raison valable.

8. Quels sont vos droits en matière de vie privée et comment pouvez-vous les exercer ?

8.1. Si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement (voir tableau au paragraphe 3 ci-dessus), vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Si vous décidez de retirer votre consentement nous cesserons de traiter vos données personnelles à cette fin, sauf s’il existe une autre base juridique sur laquelle nous pouvons nous appuyer – auquel cas nous vous en informerons. 8.2. Si nous traitons vos données personnelles pour des intérêts légitimes (voir tableau au paragraphe 3 ci-dessus), vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment. Si c’est le cas, nous serons tenus de démontrer une raison convaincante pour laquelle notre traitement doit se poursuivre, qui outrepasse vos intérêts, vos droits et votre liberté, ou que le traitement est nécessaire pour que nous établissions, exercions ou défendions une revendication légale. 8.3. Vous avez le droit de (sous réserve de certaines limites): 8.3.1. accéder à vos données personnelles et d’obtenir certaines informations y ayant trait, telles que les raisons pour lesquelles elles sont traitées, les personnes auxquelles elles sont dévoilées et la période pendant laquelle elles seront conservées ; 8.3.2. exiger que nous corrigions toute inexactitude dans vos données personnelles dans les plus brefs délais ; 8.3.3. exiger que nous supprimions vos données personnelles ; 8.3.4. exiger que nous réduisions le traitement de vos données personnelles ; 8.3.5. recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, en format lisible à la machine, si nous les traitons en fonction de votre consentement ou par nécessité en raison de votre contrat avec nous (voir tableau au paragraphe 3 ci-dessus) et si le traitement est automatisé, et 8.3.6. vous opposer à une décision que nous prenons basée uniquement sur le traitement automatisé de vos données personnelles. 8.4. Veuillez nous contacter à https://app-de.onetrust.com/app/#/webform/952c35a1-60e5-479d-965a-31118cf1ae24 si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits à la vie privée. 8.5. Nous vous encourageons également à nous informer de toute préoccupation que vous pourriez avoir quant à la façon dont nous traitons vos données personnelles afin que nous puissions tenter de résoudre le problème. Cependant, si vous estimez que nous ne respectons pas nos obligations en vertu de la législation en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès des autorités de contrôle compétentes. 8.6. Nous pouvons décider de modifier cet avis. Si le changement est de nature fondamentale ou risque de sérieusement vous affecter, nous vous transmettrons l’avis actualisé avant que la modification n’entre en vigueur. Nous vous encourageons à revoir régulièrement le contenu de cet avis.
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