Privacybeleid

Over deze kennisgeving

Deze website wordt beheerd door Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V. (‘Otsuka’), Herikerbergweg 292, 1101 CT, Amsterdam, Nederland. In het kader van deze kennisgeving is Otsuka de beheerder, wat betekent dat Otsuka bepaalt hoe en in welke mate uw persoonsgegevens worden verwerkt (de beheerder wordt in deze kennisgeving ook aangeduid als ‘Otsuka’, ‘wij’, ‘onze’ en ‘ons’). Deze kennisgeving beschrijft hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken, bv. wanneer wij u informatie verstrekken die u ons heeft gevraagd in het kader van een overeenkomst op grond waarvan u diensten verleent aan Otsuka, of wanneer u gewoon gebruik maakt van onze websites en andere digitale platforms. In alle gevallen begrijpt en respecteert Otsuka uw privacy en erkent dat in het bijzonder de informatie over de gezondheid van een individu en de gezondheidszorg vertrouwelijk en gevoelig is. In deze kennisgeving bedoelen we met persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een identificeerbare natuurlijke persoon; in dit geval u. U dient deze kennisgeving te lezen, zodat u weet welke persoonsgegevens wij over u verzamelen, wat wij ermee doen en hoe u uw rechten in verband hiermee kunt uitoefenen. U dient ook alle andere privacyverklaringen te lezen die wij u geven, die af en toe van toepassing kunnen zijn op ons gebruik van uw persoonsgegevens in specifieke omstandigheden. Als u vragen heeft over deze kennisgeving, kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Otsuka, door te schrijven naar de afdeling ‘Legal & Compliance’ op het hierboven vermelde adres van Otsuka of door hier uw vraag te stellen.

Samengevat...

  • Wij gebruiken uw persoonsgegevens in het kader van een overeenkomst op grond waarvan u diensten verleent aan Otsuka, wanneer u onze websites en andere digitale platforms gebruikt, om u informatie te verstrekken wanneer u daarom heeft verzocht, ons bedrijf te beheren, nieuw personeel te werven, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en de prestaties van onze digitale platforms te verbeteren en te controleren
  • We hebben maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer we ze buiten de Europese Unie doorgeven
  • Wij ondernemen stappen om de hoeveelheid persoonsgegevens die wij over u bewaren tot een minimum te beperken en te beveiligen
  • We verwijderen uw persoonsgegevens wanneer we ze niet langer nodig hebben en we hebben een beleid om te bepalen wanneer dat is
  • U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
  • Wij beantwoorden graag uw vragen over het bovenstaande; gelieve ze hier te stellen.

Wie bent u?

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, afhankelijk van wie u bent. Om te weten te komen voor welke specifieke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u kiezen uit de onderstaande lijst.

Ik ben...

Vind snel wat u zoekt door op de onderstaande links te klikken:

  1. Onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming
  2. Welke soorten persoonsgegevens verzamelen we en waar halen we die vandaan?
  3. Wat doen we met uw persoonsgegevens en waarom?
  4. Met wie delen we uw persoonsgegevens en waarom?
  5. Naar waar worden uw persoonsgegevens overgedragen?
  6. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
  7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
  8. Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

 
1. Onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming 

Otsuka is een 'controller' met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens. Dit is een juridische term; het betekent dat we beslissingen nemen over hoe en waarom we uw persoonsgegevens gebruiken en daarom zijn we verantwoordelijk voor het gebruik ervan in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Wij zijn wettelijk verplicht om u de informatie in deze kennisgeving te verstrekken.

2. Welke soorten persoonsgegevens verzamelen we en waar halen we die vandaan? 

2.1. De persoonlijke informatie die wij over u verwerken, valt in grote lijnen in vier hoofdcategorieën: (i) Contactgegevens; (ii) Overeenkomstgegevens; (iii) Kandidaatgegevens en (iii) Browsergegevens. 2.2. Wij verzamelen uw persoonlijke informatie uit beperkte bronnen. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende soorten persoonlijke informatie die wij verzamelen en de bronnen waarvan wij deze verzamelen.
Categorie Soort persoonsgegevens Verzameld van
Contactgegevens
  • Naam
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • Organisatiegegevens (bv. Uw werkplaats, praktijk, vakgebied, functietitel en contactgegevens van de organisatie)
  • U
Overeenkomstgegevens
  • Contactgegevens (zie hierboven)
  • Details met betrekking tot de diensten die u aan ons verleent, met inbegrip van servicegerelateerde communicatie met u
  • Informatie over andere personen (bv. uw klanten en/of medewerkers) die u met ons deelt in verband met uw diensten of bij het bestellen van producten bij ons
  • Informatie die u ons verstrekt wanneer u met Otsuka communiceert (bv. voor een productbestelling, conferentie, patiëntencohort)
  • Facturerings- en betalingsgegevens
  • Uw bankgegevens of die van uw organisatie
  •  U
Kandidaatgegevens
  • Contactgegevens (zie hierboven)
  • Details die u in uw sollicitatie opneemt, bv.cv, referenties, certificaten
  •  U
 
  2.3. Houd er rekening mee dat als u ons uw contactgegevens niet verstrekt, wij u geen informatie kunnen verstrekken waar u om vraagt, en als u ons geen contactgegevens, overeenkomstgegevens of kandidaatgegevens verstrekt, zullen wij niet met u kunnen communiceren of een contract met u kunnen afsluiten.

 
3. Wat doen we met uw persoonsgegevens en waarom?

3.1. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. We moeten altijd een ‘wettelijke basis’ (d.w.z. een reden voorgeschreven door de wet) hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. In de onderstaande tabel vindt u de doeleinden waarvoor wij de verschillende categorieën van uw persoonsgegevens verwerken en de bijbehorende wettelijke basis voor die verwerking. Voor sommige verwerkingsactiviteiten zijn wij van mening dat meer dan één wettelijke basis relevant kan zijn, afhankelijk van de omstandigheden. 3.2. Websitebezoekers 
Informatiecategorie Doelen voor de verwerking Wettelijke basis
Contactgegevens Uw vragen beantwoorden
  • Om een contract met u uit te voeren
  • Legitieme belangen (Het is belangrijk dat wij uw vragen kunnen beantwoorden)
Browserinformatie Het monitoren en produceren van statistische informatie over het gebruik van onze platforms en het analyseren en verbeteren van hun functionaliteit Legitieme belangen (We moeten deze beperkte routinecontrole uitvoeren om ervoor te zorgen dat onze platforms goed werken)

3.3. Medische professional 
Informatiecategorie Doelen voor de verwerking Wettelijke basis
Contactgegevens Uw vragen en bestellingen van producten beantwoorden
  • Om een contract met u uit te voeren
  • Legitieme belangen (Het is belangrijk dat wij uw vragen kunnen beantwoorden)
Overeenkomstgegevens Om de communicatie van Otsuka met u nauwkeurig bij te kunnen houden. Daarnaast kunnen we de informatie die u ons verstrekt nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke toezicht- en rapportageverplichtingen.
  • Om een contract met u uit te voeren
  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
Overeenkomstgegevens Openbaarmaking van betalingen volgens de wettelijke voorschriften Toestemming
Overeenkomstgegevens Om te begrijpen welk effect onze producten hebben op uw patiënten, om veiliheidsproblemen te monitoren en erop te reageren en onze producten en diensten verder te ontwikkelen en verbeteren. We kunnen bijvoorbeeld een dossier over u aanmaken om te beslissen of u wordt uitgenodigd om deel te nemen aan verschillende programma's, panels van deskundigen of enquêtes over onze producten of diensten. Legitieme belangen (we moeten bepaalde persoonsgegevens gebruiken voor onze bedrijfsontwikkelingsstrategieën; we hebben er een legitiem belang bij ervoor te zorgen dat we ons productaanbod voortdurend verbeteren)
Overeenkomstgegevens Naleving van onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevens over veiligheid of geneesmiddelenbewaking, met inbegrip van gegevens over bijwerkingen, productklachten en patiëntveiligheid. Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
3.4. Sollicitanten 
Informatiecategorie Doelen voor de verwerking Wettelijke basis
Kandidaatgegevens De verwerking van deze persoonsgegevens is nodig om Otsuka in staat te stellen het rekruteringsproces te beheren, inclusief het opzetten van een elektronisch HR-dossier voor sollicitanten, het beheren van uw sollicitatie, het organiseren van sollicitatiegesprekken; kortom, de verwerking is noodzakelijk voor ons om een contract met u aan te gaan. Om een contract met u uit te voeren
Kandidaatgegevens We kunnen uw persoonsgegevens ook delen met andere bedrijven van de Otsuka groep om rekening te houden met u voor toekomstige vacatures en voor dit doel zullen wij na een niet-succesvolle sollicitatie uw gegevens voor een beperkte periode bewaren. Legitieme belangen (Het is voor ons van belang om rekening te houden met u voor andere vacatures, nu en in de toekomst)
3.5. Websitebezoekers, medische professionals en sollicitanten
Informatiecategorie Doelen voor de verwerking Wettelijke basis
Alle informatie Het vaststellen en handhaven van onze wettelijke rechten en plichten en het toezicht op het opsporen en vastleggen van frauduleuze activiteiten; het naleven van instructies van wetshandhavingsinstanties, een rechtbank of anderszins zoals vereist door de wet; het oplossen van eventuele klachten van of geschillen met u. Om te voldoen aan een wettelijke verplichting

 
3.6. Cookies en soortgelijke technologieën

Voor meer informatie over hoe wij cookies en soortgelijke technologieën gebruiken in verband met uw gebruik van onze website, kunt u ons cookiebeleid lezen.

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens en waarom?

4.1. Soms delen we uw persoonsgegevens met derden, waaronder de volgende: 4.1.1. andere Otsukabedrijven waar nodig voor de hierboven beschreven doeleinden; 4.1.2. alliantiepartners die onze producten in bepaalde gebieden samen met Otsuka commercialiseren voor de hierboven beschreven doeleinden; 4.1.3. rechtbanken, waar ons wordt gevraagd te reageren op een gerechtelijk bevel of andere bindende verzoeken; 4.1.4. regelgevende instanties en wetshandhavingsinstanties, waar nodig voor onderzoeken of om te reageren op vragen in verband met onze naleving van toepasselijke wet- en regelgeving; en 4.1.5. professionele adviseurs (zoals advocaten en accountants). Deze organisaties gebruiken uw persoonsgegevens ook als ‘ ‘controller’; zij hebben hun eigen privacyverklaringen die u dient te lezen en zij hebben hun eigen verantwoordelijkheden om te voldoen aan de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. 4.2. Ook vragen wij externe dienstverleners om bepaalde bedrijfsfuncties voor ons uit te voeren. Deze omvatten: 4.2.1. IT-ondersteuning, providers van cloud platforms en data hosting die ons helpen met de werking van onze websites, mobiele applicaties, document- en workflow managementsystemen en andere systemen en applicaties; 4.2.2. Dienstverleners die ons helpen bij de organisatie van evenementen, het regelen van reislogistiek en boekingen; 4.2.3. Dienstverleners die assisteren bij de logistiek van de supply chain, levering van en betaling voor producten en gerelateerde vragen of klachten; 4.2.4. Derden die helpen bij het verzamelen en openbaar maken van informatie over de overdracht van waarde-informatie aan het publiek; 4.2.5. Communicatiedienstverleners, met inbegrip van bedrijven die namens ons enquêtes en communicatie uitzenden; en 4.2.6. Enquêteaanbieders die helpen bij het verzamelen van feedback voor ons. We zullen een overeenkomst sluiten met onze dienstverleners, die de manier waarop zij uw persoonsgegevens kunnen verwerken, beperkt en hen passende veiligheidsnormen oplegt.

5. Naar waar worden uw persoonsgegevens overgedragen? 

5.1. Aangezien Otsuka deel uitmaakt van een wereldwijd opererend bedrijf, zullen wij uw persoonsgegevens soms buiten de Europese Unie moeten overdragen, met name naar de VS en ons hoofdkantoor in Japan. We doen die overdracht alleen als: 5.1.1. dat land zorgt voor een adequaat niveau van bescherming van uw persoonsgegevens; 5.1.2. de ontvanger of het ontvangende land is onderworpen aan een goedgekeurd certificeringsmechanisme of gedragscode met bindende en afdwingbare verplichtingen die passende waarborgen voor uw persoonsgegevens zijn; dit omvat bijvoorbeeld het EU-VS Privacy Shield dat de veilige overdracht van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten mogelijk maakt; 5.1.3. wij passende waarborgen hebben om uw persoonsgegevens te beschermen, zoals een contract met de persoon of entiteit die uw persoonsgegevens ontvangt, waarin specifieke bepalingen zijn opgenomen zoals voorgeschreven door de Europese Commissie; 5.1.4. de overdracht is toegestaan door de toepasselijke wetgeving; of 5.1.5. u uw uitdrukkelijke toestemming geeft voor de overdracht. 5.2. Als u een exemplaar van de relevante bepalingen wilt zien, kunt u contact met ons opnemen op het bovenstaande adres of uw verzoek hier indienen.

6. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens? 

6.1. Wij zullen passende veiligheidsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onwettige of ongeoorloofde verwerking en onopzettelijk verlies, onopzettelijke vernietiging of schade. 6.2. Wij wijzen u er echter op dat wij de veiligheid van  de persoonsgegevens die u ons online toestuurt, niet kunnen garanderen. Het versturen  van gegevens via het internet is op eigen risico.

7. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? 

7.1. Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts voor een beperkte periode en niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken.  De duur van die periode hangt af van een aantal factoren, waaronder de volgende: 7.1.1. alle wetten of voorschriften die wij moeten naleven; 7.1.2. of we in een juridische of andere soort geschil met elkaar of met een derde partij zitten; 7.1.3.  het soort informatie die we over u bewaren; en 7.1.4. of wij door u of een regelgevende instantie worden gevraagd om uw persoonlijke gegevens te bewaren voor een geldige reden.

8. Wat zijn uw privacyrechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

8.1. Voor zover onze verwerking van uw persoonlijke gegevens gebaseerd is op uw toestemming (zie tabel in paragraaf 3 hierboven), heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Als u besluit uw toestemming in te trekken, zullen wij de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor dat doel stopzetten, tenzij er een andere wettelijke basis is waarop wij ons kunnen  baseren. In dat geval zullen wij u dat laten weten. 8.2. Indien onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op legitieme belangen (zie tabel in paragraaf 3 hierboven), kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking. Als u dit doet, zullen we ofwel een dwingende reden moeten laten zien waarom onze verwerking moet worden voortgezet, die voorrang heeft op uw belangen, rechten en vrijheden, ofwel moeten we aantonen dat de verwerking noodzakelijk is om een juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. 8.3. U heeft het recht om (onder voorbehoud van bepaalde beperkingen): 8.3.1. toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en bepaalde informatie te ontvangen met betrekking tot deze gegevens, zoals het doel waarvoor ze worden verwerkt, de personen aan wie ze worden verstrekt en hoe lang ze worden opgeslagen; 8.3.2. van ons te eisen dat wij eventuele onjuistheden in uw persoonlijke gegevens zonder onnodige vertraging corrigeren; 8.3.3. van ons te eisen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen; 8.3.4. Van ons te eisen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken; 8.3.5. de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een machineleesbare vorm te ontvangen, indien wij deze verwerken op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor uw contract met ons (zie tabel in paragraaf 3 hierboven) en indien de verwerking geautomatiseerd is; en 8.3.6. bezwaar te maken tegen een beslissing van ons die uitsluitend gebaseerd is op de geautomatiseerde verwerking van uw persoonlijke gegevens. 8.4. Neem contact met ons op door een vraag op te sturen als u gebruik wilt maken van uw privacyrechten. 8.5. We raden u ook aan om het ons te laten weten als u zich zorgen maakt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zodat we uw zorgen kunnen proberen wegnemen. Als u echter van mening bent dat wij onze verplichtingen inzake de gegevensbeschermingswetgeving niet nakomen, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. 8.6. We kunnen ervoor kiezen deze mededeling te wijzigen. Als de wijziging fundamenteel is of aanzienlijke gevolgen kan hebben voor u, zullen wij u de bijgewerkte mededeling voor de daadwerkelijke inwerkingtreding van de wijziging  verstrekken. We raden u aan om de inhoud van deze  kennisgeving regelmatig te herlezen.

Date of preparation: January 2019

Reference OPEL/1118/GEN/1176c